Data: Poniedziałek, 20 maja 2019, 23:03

Jedna trzecia pracowników nadal posiada dostęp do plików swojej byłej firmy

Firmy, które nie kontrolują działań swoich obecnych i byłych pracowników, narażają się na poważne ryzyko utraty danych. Aż jedna trzecia (33%) pracowników nadal posiada dostęp do plików i dokumentów byłego pracodawcy, zagrażając tym samym integralności informacji, a nawet reputacji firmy – tak wynika z badania Kaspersky Lab. Byli pracownicy mogą również wykorzystać takie dane do własnych celów, np. w nowym miejscu pracy, lub przypadkowo usunąć je bądź zniszczyć. Odzyskanie tego rodzaju informacji będzie wymagało czasu i wysiłku, który lepiej spożytkować na inne zadania przynoszące korzyści firmie.

Każda firma niemalże tonie w plikach cyfrowych, korzysta z aplikacji służących do współpracy, dokumentów online oraz usług współdzielenia danych, dlatego monitorowanie tego, gdzie znajdują się jakie dane, kto, kiedy i w jaki sposób uzyskuje do nich dostęp, może być trudne. Jednak ten brak jasności cechujący „bałagan cyfrowy” to nie tylko drobny problem organizacyjny: w wyniku braku kontroli nad dostępem do danych firma może ponieść poważne szkody.

Firmy nie zawsze zdają sobie sprawę, że zagrożenie w postaci nieautoryzowanego dostępu do plików firmowych może pochodzić ze strony byłych pracowników, którym nie odcięto dostępu do firmowej usługi poczty e-mail, komunikatorów internetowych lub dokumentów przechowywanych online. Sytuacja ta jest niepokojąca, ponieważ tego rodzaju zasoby obejmują własność intelektualną, tajemnice handlowe i inne chronione lub poufne dane, które pozostawione bez kontroli mogą zostać wykorzystane do własnych celów przez cyberprzestępców lub konkurencję. Spośród respondentów zbadanych przez Kaspersky Lab 72% przyznało, że pracuje z dokumentami, które zawierają różne rodzaje poufnych danych.

Badanie wykazało również, że z powodu bałaganu cyfrowego pracownicy potrzebują czasu, aby znaleźć odpowiednie dokumenty lub dane przechowywane w różnych miejscach. 57% pracowników biurowych miało trudności ze zlokalizowaniem dokumentu lub pliku podczas pracy. Tyle samo osób (58%) wykorzystuje to samo urządzenie do pracy oraz do prywatnych celów, co oznacza, że informacje znajdujące się na różnym sprzęcie mogą duplikować się lub być nieaktualne, powodując zamieszanie i ewentualne błędy podczas pracy. Bałagan cyfrowy może również prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych, jeśli dane te wpadną w ręce osób trzecich, czy nawet konkurencji. Wśród konsekwencji można wymienić kary pieniężne oraz procesy sądowe wytoczone przez klientów w wyniku naruszenia umowy o zachowaniu poufności lub przepisów o ochronie danych.

Problem odpowiedniego dostępu do zasobów firmowych uwydatnia dodatkowo fakt, że niemal jedna trzecia (29%) pracowników przyznaje się do udostępniania współpracownikom swoich danych uwierzytelniających w postaci nazwy użytkownika oraz hasła do urządzenia firmowego. W dzisiejszej kulturze biurowej opartej na otwartej przestrzeni oraz pracy zespołowej pracownicy częściej wykazują tendencję do niestawiania granic – zamiast tego dzielą się wszystkim ze swoimi współpracownikami, od spinaczy i pomysłów, po biurka, zadania, a nawet urządzenia. Niewłaściwe nawyki związane z hasłami oraz beztroskie podejście do wrażliwych danych firmowych mogą wydawać się nieszkodliwe i niekoniecznie muszą prowadzić do incydentów naruszenia bezpieczeństwa danych, wskazują jednak na potrzebę ogólnej edukacji na temat zagrożeń.