Perspektywa rozwiązań IT dla Smallbiznesu

Biznes jest zmienny, dynamiczny wymaga od przedsiębiorstwa coraz to większej elastyczności i skuteczności działania. Obecnie niezwykle konkurencyjny rynek sprawia, że działanie przedsiębiorstw szczególnie tych małych nie jest łatwe.

Dominujący liderzy - jakości i ceny, świadomi i wymagający konsumenci, zaostrzająca się walka konkurencyjna to realia w jakich funkcjonuje wiele firm. Marek Szelągowski, szef IT z Budimeksu mówi: „Dlaczego jedne firmy wygrywają biznes, a inne przegrywają? Kiedyś były to najniższe koszty, największa powtarzalność produkcji itd. Teraz to już nie wystarcza, ponieważ adaptacja do wymagań klientów jest decydująca” (Informacje pochodzą ze strony : http://dyrekcja.objectis.net/itslyszy/debata2). Współcześnie odpowiedzią na rosnące oczekiwania klientów są rozwiązania IT. Gartner przeprowadził badania na grupie 1400 dyrektorów ds. informatyki (CIO) z 30 krajów.

Jak się okazało głównym celem, na którym będą oni musieli koncentrować swoją uwagę w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy, jest usprawnienie i udoskonalenie procesów biznesowych zachodzących w każdej firmie .
Tak więc rozwiązanie IT poniekąd tworzą architekturę biznesu, projektując prace i procesy optymalnie dostosowane do potrzeb klienta, a przy tym zdecydowanie redukując koszty działalności firmy oraz eliminując nieefektywność działań pracowników.

Współcześnie wdrażanie mniej lub bardziej zaawansowanych narzędzi IT w firmie jest w zasadzie koniecznością. I nie jest to tylko stwierdzenie, które odnosi się do dużych koncernów, ale również w dużym stopniu do smallbiznesu.

Badania przeprowadzone przez EEI Market Research wśród przedstawicieli małego i średniego biznesu pozwoliły na stworzenie "listy przebojów" polskiego przedsiębiorcy. Obok tak oczywistych narzędzi jakimi są telefony, na drugim miejscu znalazł się komputer jako narzędzie niezbędne do pracy jak i gromadzenia danych. Wynika to głównie z faktu iż standardowe rozwiązania informatyczne zapewniają obsługę 70% procesów biznesowych wspólnych dla większości firm.

Nadal jeszcze bariera świadomości i kosztów

Właściwe zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie, stosowanie nowoczesnych narzędzi IT – wspomagających pracę w firmie zależy w dużym stopniu od wiedzy kadry zarządczej od jej podstawowych znajomości rozwiązań IT, jak również od tego czy chce ona wprowadzać nowoczesne rozwiązania informatyczne w swojej firmie.

Mimo, iż wskaźnik MSI - wskaźnik koniektury informatycznej - stale wzrasta to jednak osiąga on najniższe wyniki w sektorze małych przedsiębiorstw. Raport z 12 edycji badań realizowanych przez “Stowarzyszenie Komputer w Firmie” wykazał iż sporo ankietowanych zauważa, że rola rozwiązań IT zwiększa przychody przedsiębiorstwa jednocześnie obniżając jego koszty.

Badanie wskazuje jednak - wynik mało optymistyczny, że nadal dwa razy więcej ankietowanych nie widzi takiego wpływu, a ponad dziesięć procent twierdzi, że takiego wpływu nie ma ani na przychody, ani na poziom kosztów firmy.

Z przeprowadzonych badań jasno wynika, że rynek MSP ciągle postrzega rozwiązania IT jako swego rodzaju „zło konieczne” a nie jako potencjalne źródło dzięki, któremu zwiększa się efektywność działań w przedsiębiorstwie. Nie widząc strategicznego znaczenia IT krajowi przedsiębiorcy nie wykorzystują w pełeni technik informacyjnych jako narzędzia walki konkurencyjnej. Oczywiście jedną z przyczyn takiej sytuacji jest nadal niewielka wiedza kadry zarządczej małych przedsiębiorstw w zakresie rozwiązań informatycznych mogących doskonalić funkcjonowanie organizacji.

W małych przedsiębiorstwach często brak jest kadry odpowiedzialnej za zarządzanie zasobami IT w przedsiębiorstwie. Pokazują to badania wykonane przez Bensown Consultants. Wynika z nich, że aż 75% firm korzysta z usług zewnętrznych firm informatycznych, a 25% z nich jest obsługiwanych przez niezależnego informatyka.

Badania pokazują, że nadal bardzo popularne jest i pewnie będzie przez dłuższy czas korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm zewnętrznych, które będą wykorzystywane głównie do rozwiązywania incydentalnych problemów informatycznych.

Jednak inwestycje rozwiązania IT w realizacji koszt – korzyść nie muszą być dla małych przedsiębiorstw znaczącym obciążeniem finansowym. Do dyspozycji firmy pozostaje szereg rozwiązań programowych czy sprzętowych, które nawet przy niewielkich nakładach finansowych mogą znacznie ułatwić prace firmy czy przyczynić się do generowania większych zysków.

Dobór właściwych rozwiązań powinien być podyktowany możliwościami finansowymi przedsiębiorstwa, a przede wszystkim analizą jego potrzeb.
Warto więc poznać grupę rozwiązań IT, które nawet w mikro firmach mogą być z powodzeniem wdrażane, a które zdecydowanie ułatwią pracę ich właścicielom i pracownikom.

Rozwiązania programowe dla Small biznesu

Biznes coraz częściej zwraca się w kierunku oprogramowania Open Source i to nie dlatego, iż koszty ich wdrożenia są relatywnie mniejsze, ale ze względu na ich wysoką jakość nie odbiegającą od komercyjnych rozwiązań. Coraz częściej okazuje się, iż są to rozwiązania nowoczesne i darmowe, które w konsekwencji pozwalają na rozwój i wzrost wydajności infrastruktury informatycznej.

"Do roku 2010 w 2000 międzynarodowych koncernach 80% inwestycji w infrastrukturę informatyczną będzie związane z rozwiązaniem Open Source, a w przypadku aplikacji biznesowych będzie to 25%".

Gartner Analyzes Hottest Topics of 2005: Open Source

Sztandarowym przykładem darmowego rozwiązania jakie można wdrożyć od razu w każdej firmie, jest darmowy pakiet biurowy produkcji Sun Microsystem Open Office. Jest to rozwiązanie całkowicie wystarczające w codziennej pracy biurowej. Oprogramowanie dostępne w języku polskim i rozwijane w naszym kraju przez grupę utalentowanych wolontariuszy od 2005 roku. Ciekawą ofertę w tym zakresie ma firma OpenOffice Polska (http://openoffice.com.pl/), która już od 156 zł oferuje standardową wersję pakietu wraz z jego aktualizacjami i wsparciem technicznym. Dla wielu przedsiębiorstw jest to doskonałe i nienadwyrężające finasowo rozwiązanie a tym samym alteratywa dla zaawansowanego i z pewnością najpopularniejszego pakietu na świecie MS Office.

W firmie znajdzie także zastosowanie szereg innych nieco mniej znanych aplikacji, ale jak bardzo potrzebnych, jak choćby system fax'ów w formie elektronicznej HyleFax czy Mambo CMS.

Ta pierwsza wdrożona w firmie pozwala na łatwe zorganizowanie systemu faksów w formie elektronicznej. „W przeciwieństwie do tradycyjnej metody obsługi faksów, wdrożenie Hylafax jest rozwiązaniem zdecydowanie tańszym i praktyczniejszym w zastosowaniu. Wszystkie numery nadawców przechowywane są na serwerze, faksy można wysyłać do kilku nadawców jednocześnie, co jest niewykonalne przy użyciu tradycyjnego urządzenia fax’ującego, dodatkowo wszystkie przychodzące i wychodzące faksy przechowywane są w postaci elektronicznej” powiedział Łukasz Barański Kierownik Działu Wdrożeń i Serwisu Oprogramowania firmy Varico

Firmy zainteresowane zaistnieniem w Internecie mogą zdecydować się na jeden z popularnych i darmowych systemów zarządzania treścią strony WWW (CMS) Joomla bądź Mambo. Są to narzędzia w zupełności zaspokajające potrzeby małych firm, stale rozwijane i zawierające niekiedy nawet zaawansowane opcje. Dodatkowo w zasobach Internetu są dostępne liczne poradniki, kursy czy FAQ dotyczące programów dlatego, ich potencjalni użytkownicy nie muszą się obawiać, że nie uzyskają porady jak pracować z aplikacją. Ponadto decydując się na wdrożenie programu ze znalezieniem kompetentnych osób w zakresie jego obsługi napewno nie będzie problemu.

Oczywiście darmowych rozwiązań o licencji zastosowania komercyjnego jest bardzo dużo. Są to aplikacje, które mogą być wykorzystywane przez przedsiębiorstwa o różnym profilu działalności mające różne zastosowania.

Bezpłatne aplikacje dostępne są zarówno w zagranicznych jak i polskich portalach np. www.dobreprogramy.pl czy http://www.darmoweprogramy.org/.
Obecnie również żmudne przeszukiwanie Internetu w celu znalezienia programów o interesującej funkcjonalności czy warunkach licencji nie jest problemem. Na polskim rynku wydawniczym pojawiła się praca Bartosza Donowskiego ,,Darmowe Oprogramowanie Leksykon” ( Wydawnictwo Helion S.A, 2006). W tej publikacji każdy przedsiębiorca znajdzie wskazówki, gdzie szukać setek bezpłatnych programów, które stworzą firmie wydajny warsztat pracy, nie narażając jej jednocześnie na koszty związane z zakupem komercyjnego oprogramowania.

Nie można w tym miejscu zapomnieć o osławionym już Linuksie. Jest to zresztą najpopularniejszy projekt Open Source/Free Software. „Niech dowodem jego wysokiej jakości stanie się fakt, iż wśród 500 największych superkomputerów aż 81,6 proc. (408 instalacji) pracuje pod kontrolą Linuksa” (Informacje pochodzą ze strony: http://www.linuxdlafirm.pl/content/view/1069/391/). „Jest to może system operacyjny wymagający przynajmniej w zaawansowanych zastosowaniach specjalistycznej wiedzy, ale za to posiada wszystkie cechy nowoczesnego systemu operacyjnego, jak wielozadaniowość, wielowątkowość, ochronę pamięci, zaawansowany system plików, wbudowaną obsługę sieci, a przy tym jest stabilny i niezawodny” (Informacje pochodzą ze strony http://www.mplus.pl/linux.php). Co ważne jego wdrożenie jest darmowe i pozwala osiągnąć bardzo dobre efektyprzy jednoczesnej pomocy informatyka. Jest to rozwiązanie dające szansę nawet małych przedsiębiorstwom wdrożyć serwer firmie prze relatywnie małych kosztach związanych z oprogramowaniem.
„Linux na serwerach firm w Polsce dogonił już Windows, oprócz niskich kosztów korzystania firmy cenią sobie głównie bezpieczeństwo i niezawodność działania Linuksa, najszybciej rośnie liczba wdrożeń Linux'a jako platformy dla aplikacji biznesowych” ().

Możliwości rozwoju infrastruktury informatycznej w małej firmie

Można zaryzykować stwierdzenie, że sieć komputerowa jest absolutnie podstawowym kierunkiem rozwoju infrastruktury informatycznej i wyzwaniem, przed którym prędzej czy później stanie każda firma. "Sieć komputerowa jest systemem komunikacyjnym służącym przesyłaniu danych, łączącym dwa lub więcej komputerów i urządzenia peryferyjne. Składa się z zasobów obliczeniowych i informacyjnych, mediów transmisyjnych i urządzeń sieciowych” (Informacje pochodzą ze strony: http://www.staff.amu.edu.pl/~psi/informatyka/tcpip/networks.htm). Najprostszym rozwiązaniem dla małych przedsiębiorstw jest zainwestowanie w prostą sieć łączącą 3-5 komputerów. Pozwala ona realizować podstawowe funkcje jak udostępnianie urządzeń sieciowych i aplikacji. Wadą tego rozwiązania, którą z pewnością ujawnia się już na dalszym etapie rozwoju firmy, jest to, iż jedna ze stacji roboczych musi być stale włączona by inni pracownicy mieli możliwość skorzystania z programu czy urządzenia sieciowego. Warto przy tej okazji wspomnieć o rozwiązaniu pośrednim, które znajduje zastosowanie w przypadku potrzeby udostępnienia pracownikom jedynie wybranej aplikacji potrzebnej w codziennej pracy, np: program do fakturowania. Praca w trybie sesji terminalowej polega na obsłudze programu zainstalowanego i uruchomionego na innym komputerze (np. praca w domu na programie zainstalowanym w biurze). W systemie terminalowym wybrany komputer pełni funkcję serwera, na którym działają wszystkie aplikacje, natomiast pozostałe komputery w sieci to terminale, których zadaniem jest jedynie wyświetlanie obrazu, przedstawiającego pulpit i działające programy. Co ważne funkcje serwera może pełnić zwykły biurowy komputer, nie ma także potrzeby inwestowania w okablowanie sieciowe bo ta forma współpracy miedzy komputerami może odbywać się za pomocą Internetu.

Serwer

"Właściciele małych firm często nie chcą interesować się rozwiązaniami serwerowymi, ponieważ sądzą, że są one przeznaczone dla gigantów: największych przedsiębiorstw, urzędów, biur (...). Komputery w firmie bez serwera i sieci, są niestety tylko zbiorem luźno rozrzuconych po biurze urządzeń z monitorem, klawiaturą i dostępem do Internetu. To trochę za mało aby prowadzić, rozwijać firmę, konkurować. W takiej sytuacji każde zadanie wymagające pracy grupowej, uzgadniania kalendarzy, obsługi klienta przez zespół kilku osób - będzie napotykało na trudności w komunikacji.” (Agnieszka Gierzyńska-Zalewska, Serwer - najważniejszy komputer w firmie,www.microsoft.com, 26.06.2007). W małej firmie funkcje serwera nie musi pełnić ,,super drogi komputer” o znaczącej mocy obliczeniowej, ale w większości przypadków wystarczy zwykły komputer przeznaczony do zastosowań biurowych. Zarządzać serwerem można a nawet należy na bazie wydajnego i dostępnego nieodpłatnie systemu operacyjnego Linux, a serwer HTTP będzie obsługiwać za pomocą słynnej już aplikacji Apache. Nad poważnym wdrożeniem serwera powinny zastanowić się firmy, które:
- Muszą zmniejszyć wydatki, wprowadzając współdzielenie sprzętu i zasobów
- Pracownicy już pracują bądź mają potrzebę pracy poza biurem i potrzebują mieć szybki dostęp do wspólnych zasobów informacji np bazy danych o klientach
- Powstają problemy komunikacyjne, które dezorganizują prace uniemożliwiając sprawną wymianę informacji
Korzyści i oszczędności jakie można wygenerować z tytułu inwestycji w serwer:
- bezpieczne przechowywanie danych,
- archiwizacja danych,
- stabilizacja sieci komputerowej
Stabilizuje sieć, to z niego udostępnia się i zarządza urządzeniami i aplikacjami, których będą następnie używać wszyscy pracownicy.
- serwer jest scentralizowanym magazynem cennych danych ponadto przez serwer przepływają często poufne informacje, pod uwagę trzeba wziąć także kwestie bezpieczeństwa.
- serwer jest także w stanie spełniać rolę centralnej biblioteki dokumentów i danych wykorzystywanych bezpośrednio przez pracowników
- stworzenie sieci opartej na serwerze, nawet w bardzo małej firmie ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami

ADSL

„Małe przedsiębiorstwa powinny także spojrzeć przychylnie na technologię ADSL, którą można określić mianem „przyszłość” transmisji danych w małych firmach. Jest to atrakcyjne rozwiązanie, z racji niskich kosztów wdrożenia jak i opłat abonamentowych. Łącze szerokopasmowe plus router może się okazać wygodnym i niedrogim sposobem na zbudowanie podstaw sieci lokalnej z dostępem do Internetu.” (Agnieszka Gierzyńska-Zalewska, Mały wielki router, www.microsoft.com ,26.06.2007). „Dzięki zastosowanym rozwiązaniom technologicznym ADSL pozwala na równoczesne korzystanie z telefonu i szybką transmisję danych” (Informacje pochodzą ze strony Telekomunikacji Polskiej S.A. http://www.neostrada.pl). Nawet niewielka firma posiadająca 2-5 komputerów, może zainwestować w router i stworzyć tym samym wydajną i elastyczną sieć bezprzewodową (Wi-Fi) usprawniającą komunikację w firmie. Obecnie router można nabyć w cenie ok. 200 zł, usługi ADSL także będą tanieć z racji konkurencji na rynku teleinformatycznym czy pojawiania się nowych technologii.

Rozwiązania IT przyszłość dla Smallbiznesu

Dyskusje nad strategicznym znaczeniem technologii IT jako narzędzia modelowania biznesu i osiągania przewagi konkurencyjnej z pewnością będzie przybierała na sile. Inwestycja w infrastrukturę informatyczną jest jeszcze postrzegana szczególnie przez małe krajowe firmy jako „zło konieczne” jednak z czasem należy przypuszczać, iż małe przedsiębiorstwa dostrzegą jej kluczowe znaczenie.

Współczesne rynki i wymagający klienci to w praktyce zaostrzająca się walka konkurencyjna. Sytuacja ta wymusza na managerach i inwestorach szukanie coraz to nowych sposóbów na wygenerowanie przewagi konkurencyjnej, a tym samym doskonalenia różnych aspektów działalności przedsiębiorstw. Dotyczy to w szczególności małych przedsiębiorstw, które by zaistnieć, sprawnie funkcjonować i w końcu przetrwać, powinny doskonalić prace zarządzania w swojej firmie. Warto w rozwiązaniach IT szukać pomysłów na szybką i wydajniejszą pracę oraz lepszą komunikację pomiędzy pracownikami.

Wersja do druku

Poleć znajomym: Udostępnij

Podobne tematy

Starsze

27.06.2007 r.

SDJ Extra: eZ Publish, system zarządzania treścią, 13:25

Windows Server 2008 w kolejnej odsłonie, 10:43

Nowsze

28.06.2007 r.

Paliwo z wysypiska, 13:39

Nadmierne granie to nie uzależnienie, 13:40